パワポで効率的に資料を作る！　～最低限覚えたい6つのこと～

パワーポイントでの資料作成は、多くの学生や社会人にとって避けては通れないものだと思います。

しかし、スライドの枚数が多くなるとどうしても資料作成に要する時間が長くなってしまいますよね。

それが原因でパワポを毛嫌いしている人もいるかもしれません。

今回の記事では、パワポでの作業を効率化するための6つのことをご紹介したいと思います。

STEP1から6までありますが、数字が小さいほどより基礎的で、使用頻度の多いものとなります。

「全部一気に覚えられない！」という人は、数字の小さい方から少しずつ覚えていくと良いと思います。

STEP1 ショートカットキーを覚える

まずは「ショートカットキー」です。

基本的にパソコンでの作業はマウスの使用時間が短い方が効率的です。

ショートカットでこなせることは、それで済ませちゃいましょう。

ご紹介したほとんどはパワポに限らず、ワード、エクセルなど他のソフトでも共通なので一度覚えればいろんな場面で作業時間を減らせることができます。

あまり知られていないようですが、文字サイズを変更するショートカットはすごーく便利なのでぜひ利用してみてください。

スライドショーのショートカットをなぜ紹介したかというと、僕はスライドを作る際に常に見栄えをスライドショーでその都度確認しながら作っています（僕だけでしょうか？）。

その時に”Shift+F5″で簡単に確認することができ、微調整を行っています。確認後は”Esc”で編集画面にすぐに戻ることができます。

上の3つのショートカットも使用頻度が高いです。

特に「Alt+Tab」は覚えると作業効率がグンと上がります。

これはパワポに限ったものではないですが、ウィンドウの切り替えができるショートカットです。

普通だったらカーソルを下のタスクバーに移動させて、開いているウィンドウを切り替えていると思います。

しかし「Alt+Tab」でそれを一瞬で行うことができます。

ネットやPDFファイルを見ながらパワポの資料を作る時などにとても重宝します。

STEP2 コピペを多用する

僕がパワポで資料を作る時に心掛けていることは、

「再利用できるものはどんどんコピペする」

ということです。

例えばテキストボックスが何個か必要な場合、その都度メニューにカーソルを移動させて新たに作るのは手間がかかります。

ですが、コピペを使えば一瞬で何個も同じ書式のテキストボックスを生成でき、あとは文字を変えるだけです。

同じことがスライドでもできます。

新しいスライドを作る時、すでに作ったものとデザインや配置が大きく変わらない場合はスライドそのものを複製して、文字や図形を少し変えるだけでいいんです。

一から作る必要は全くありません。

STEP3 “Shift”を使いこなす

パワポにおいて“Shift”は非常に重要です。

Shiftを押しながらクリックすると、オブジェクトの複数選択ができます。これは一括で書式を変えたり、グループ化をする際に必要となります（複数選択はCtrlでもできます）。

また、真横に直線を引きたいのに少し斜めになってしまってイライラすることはありませんか？

Shiftを押しながら線を引くことで真横や垂直の線を一発で引くことができます。

これは図形を描出する際にも使えて、正円や正方形を簡単に作ることができます。

他にも”Shift”は以下の2つの場面で使うことができます。

図形を拡大・縮小する際にShiftを押しながら行うことで、縦横の比率を変えずに画像や図形のサイズを変更させることができます。　

図形を回転させるときもShiftを利用することで90°や180°にピチっと合わせることができます（図形の回転は”Alt+←or→”でも可能）。　

STEP4 グループ化でまとめちゃう

「グループ化」はとても便利な機能です。

例えば、上の画像のように4つの図形を組み合わせて豚を作ったとします。

後になってこの豚を移動させたり、色の変更を行いたくなったとします。

その時に普通だったら4つの図形それぞれを移動させたり、色の変更をしなければなりません。

しかし「グループ化」をすることでそれらの作業を一括で行うことができます。

オブジェクトのまとまりができたらすぐにグループ化をすることをお勧めします。

また図形を1つずつ編集する必要があったら、「グループ解除」でグループ化を解除することができます。

STEP5 “配置”でピタッと

図形などをそろえる際みなさんはどうしていますか？

最新のバージョンのパワポではオブジェクトを移動するとき補助線ののようなものが出て、揃えやすくなっています。

しかし、「配置」を使うともっと早く正確にオブジェクトを揃えることができます。

特に「左右に配列」と「上下に配列」は複数のオブジェクトを、等間隔で一気に揃えることができます。

オブジェクトが少ない時はマウスで移動させてもいいと思いますが、多くなるにつれて作業が増えるので覚えておくと重宝します。

STEP6 “オブジェクトの選択と表示”が便利

いよいよ最後のステップです。

これは使用頻度はそこまで高くないですが、覚えておくととても便利な機能です。

そのスライド上のオブジェクトがすべてここに表示されています。

そのため、オブジェクトが複雑に重なっている場合などで、特定のものを選択したい際にピンポイントでここから選択することができます。

重なっていると選択しづらい時がよくありますもんね…

選択したいのが、1つだったら”Tab”でたどり着けますが、複数選択したい場合はこちらから行くのが手っ取り早いです（Ctrl+クリックで複数選択）。

また、ここでは「オブジェクトの非表示」をすることができます。

例えば以下のスライドをご覧ください。

このスライドでは1枚の画像の上に、多くのテキストボックスや線を置いています。

このスライドを編集する際に、線を選択しようとしたら後ろの大きな画像を選択してしまいイライラしてしまうことがよくあります。

このような状況でこの一番後ろにある大きな画像を非表示にしてみます。

見比べてみると分かるように作業が断然しやすくなります。

もちろん位置などを確認するために、表示と非表示を繰り返すことになりますが、それでもこっちの方がストレスフリーに編集することができます。

作業がしやすくなることに加えて、存在を忘れていたオブジェクトに気が付くなどのメリットもあるかもしれませんね。

実演！

その１　複数選択と書式の一括変更

上の動画のように、多数のテキストボックスの文字のサイズと色を1つずつ変更していたら、とても大変です。

オブジェクトを複数選択することで、一括で書式やサイズの変更を行うことができます。

その2　”Shift”と”配列”の使い方

“Shift”を押しながら円を描出することで正円を作りました。

その後コピペで円をもう二つ作ります。

これらをきれいに配置したかったので、”配置”で「上下中央揃え」と「左右に配列」できれいに並べました。

しかし、中央から外れていたためこれら3つの円をグループ化して、再度”配列”から、「左右中央揃え」でスライドのセンターに配列しました。

その後、円の下に真横に直線を引くときに”Shift”を押しながら引くことで簡単に引きました。

最後に”Shift”を押しながら図形を移動させることで、まっすぐ移動できることを示しています。

その3　グループ化

4つの図形を組み合わせて豚を作ってみました。

この豚を移動させたり、色やサイズを変更したりするときに1つずつやるのはとても大変です。

グループ化することで、一気に変更することができ作業効率が高まります。

「元に戻す」をマウスではなく、ショートカットで行ってもその差は1秒にも満たないかもしれません。

しかし塵も積もれば山となるように、この短い時間の積み重ねでトータルの作業時間に大きな差が生まれます。

ショートカットを身につけるだけで、全く知らなかった状態と比べてパワポでの作業時間が半分くらいになるのではないでしょうか。

色々とお伝えしましたが、一度に覚えるのは大変だと思います。

パワポを使うときに意識してこれらのテクニックを使うことで少しずつ身についていくことが大切だと思います。

また紹介したもの以外にもたくさん便利な機能がパワポにはあるので気になる方は是非ご自分で調べてみてください！

この記事を読んでくださった方々のパワポにかける時間が減れば嬉しい限りです。